为更好地发挥学院档案在教学、科研和各项管理工作中的作用，提高档案利用率，保证档案的安全和保密，特制定本制度。

1．学院各部门及其工作人员因工作需要可直接查阅职能范围内的档案，查阅非职能范围内的档案，需经文件归档部门同意方可查阅。其中；

(1)借阅科研项目类档案，必须经课题负责人和科研部门负责人同意方可查阅。标有密级的档案，需经课题负责人同意，方准查阅。

(2)借阅设备档案，须持设备使用的院(系)证明方可借阅，需长期借用的设备档案应确定专人保管，学期结束前到档案部门办理续借手续。

2．外单位组织和个人查阅学院档案，应持介绍信，经有关部门签署意见，档案部门负责人同意，方可查阅。档案一律不外借。

3．档案借阅必须按要求填写借阅登记表，注明查档的目的和要求。各类档案原则上限在阅览室内查阅，如确因工作需要必须借出者，借出时间一般不超过十天，过期尚需继续使用者，要办理续借手续。对逾期不归还者，视情节予以罚款，丢失学院档案应根据《档案法》的有关规定，予以处罚。

4．查档人员，必须确保档案的安全、保密和完整。不得转借、涂改、污损、撕页、增删、遗失和电子文件擅自复制、拷贝，违者视等问题轻重，严肃处理，追究责任。

5．档案人员应及时对归还的档案进行检查，登记注销，并视情况填写“档案利用效果登记表”，注意收集档案利用事例。